Пользователь заполняет преднастроенную Google форму.
Данные из формы падают в Google таблицу.
По заранее настроенному шаблону в Google документе формируется документ pdf (или в другом формате) и по шаблону письма, так же из Google Doc, отправляется письмо с полученном файлом (файлами).
Шаблонов документов и писем может быть сколь угодно много на любой случай.
google spreadsheet sheet document form email gmail гугл таблица документ форма почта